ЕЦП.Признание 2026 II Всероссийский конкурс лучших практик цифровой трансформации здравоохранения

Внедрение подсистемы "Управление лекарственным обеспечением" в ГИС "РИАМСЗ РК" Республики Коми

Номинация: Цифровая трансформация регионального здравоохранения / Цифровизация управленческих процессов и экономика здравоохранения

Регион реализации

Республика Коми

Наименование организации

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ "РЕСПУБЛИКАНСКИЙ МЕДИЦИНСКИЙ ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКИЙ ЦЕНТР"

Концепция проекта

Проект направлен на цифровую трансформацию процессов управления льготным лекарственным обеспечением Республики Коми путем внедрения специализированной подсистемы «Управление лекарственным обеспечением» в ГИС «Региональная информационно-аналитическая медицинская система здравоохранения Республики Коми» (ГИС «РИАМСЗ РК»). Подсистема охватывает полный жизненный цикл лекарственного препарата: от сводной потребности региона, планирования закупок и контроля контрактов - до назначения пациенту, оформления электронного рецепта, отпуска в аптеке и автоматической передачи данных в федеральные подсистемы

Значимость проблемы

Система льготного лекарственного обеспечения в Республике Коми, как и во многих других регионах России, столкнулась с системными проблемами, характерными для устаревших моделей управления: 1. Ручной режим работы и потеря времени 2. Ошибки планирования и недостоверный учёт 3. Отсутствие интеграции с ГИС региона 4. Отсутствие взаимодействия с федеральными подсистемами 5. Отсутствие сквозного контроля 6. Возможность фальсификации данных 7. Несоответствие справочникам НСИ и ЕСКЛП Значимость проекта выходит далеко за рамки технического обновления и определяется несколькими ключевыми аспектами: 1. Социальная значимость (для региона и жителей) - лекарственное обеспечение - одна из наиболее чувствительных сфер, напрямую влияющая на качество жизни и социальную стабильность. В Республике Коми льготное лекарственное обеспечение получают более 120 тысяч жителей. Задержки в обеспечении пациентов лекарственными препаратами недопустимы. 2. Эффективность использования бюджетных средств - при масштабных региональных бюджетах на лекарственное обеспечение отсутствие прозрачного учёта ведёт к неэффективным тратам: дефицит средств на одни препараты соседствует с затовариванием складов другими. Единая система позволяет планировать закупки строго на основе достоверной потребности и контролировать остатки в реальном времени. 3. Повышение качества медицинской помощи - автоматизированный контроль назначений позволяет автоматически проверять факт наличия выписанных рецептов, показывает наличие остатков в аптеках в реальном времени, предлагает аналоги препаратов, автоматически определяет необходимое количество препаратов для курса лечения, снижает время ожидания выписки рецепта на приеме. 4. Снижение административной нагрузки - переход от «ручного» управления к автоматизированной системе высвобождает ресурсы медицинских и административных работников, позволяя им сосредоточиться на прямой работе с пациентами. Взаимодействие подсистемы лекарственного обеспечения с ГИС субъекта значительно снижает количество ошибок (в персональных данных, назначениях и т.д.). Снижаются трудозатраты сотрудников органов управления здравоохранения по сбору, обработке и составлении отчетов разной направленности. 5. Взаимодействие с федеральными подсистемами - внедрение подсистемы обеспечивает интеграцию с ключевыми федеральными системами: Единой государственной информационной системой здравоохранения (ЕГИСЗ), системой мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП) и системой маркировки «Честный знак». Это позволяет передавать данные в федеральный реестр, отслеживать движение каждого маркированного препарата от производителя до пациента, соответствовать требованиям Правительства РФ. Кроме того, электронный рецепт, подписанный электронной подписью врача и зарегистрированный в РЭМД ЕГИСЗ, полностью заменяет бумажный, а пациент может увидеть свои рецептурные назначения на портале Госуслуг в личном кабинете «Моё Здоровье». Таким образом, проект внедрения подсистемы «Управление лекарственным обеспечением» является не просто техническим решением, а инструментом решения острой социально-экономической проблемы, характерной для всей системы здравоохранения России, и имеет стратегическое значение для Республики Коми.

Цель проекта

Основной целью проекта является обеспечение эффективной информационной поддержки процесса управления лекарственным обеспечением, а также процесса оказания услуг по обеспечению льготными лекарственными препаратами с использованием единого информационного пространства системы здравоохранения Республики Коми с возможностью взаимодействия с федеральными подсистемами. Дополнительными целями является: - повышение качества управленческой деятельности на основе повышения оперативности и достоверности представления информации, для всех уровней управления, в рамках сложившейся системы информационного взаимодействия элементов иерархической структуры здравоохранения Республики Коми; - повышение качества управления бюджетными средствами в части расходов на здравоохранение республики, действенного контроля за рациональным и целевым их использованием; - предоставление актуальной и достоверной информации об обеспечении медицинской продукцией льготных категорий населения органам государственной власти; - снижение количества отказов в обеспечении рецептов, связанных с нарушениями правил оформления рецептов или необоснованным назначением медицинской продукции, а также в связи с отсутствием медицинской продукции в пунктах отпуска; - исполнение федеральных требований по взаимодействию с ФРЛЛО; - предоставление государственных услуг в электронном виде (выдача рецепта в виде электронного документа); - снижение уровня "ручного" труда, автоматизация возможных процессов.

Задачи проекта

Для достижения указанных целей необходимо провести развитие РИАМСЗ РК для обеспечения использования медицинскими организациями, пользователями РИАМСЗ РК, функций медицинской информационной системы, соответствующих утверждаемым Минздравом России требованиям, а также обеспечения их информационного взаимодействия с государственными информационными системами в сфере здравоохранения и ЕГИСЗ, в соответствии с актуальными требованиями нормативно-правовой базы и технологического прогресса, в том числе: - формирование единого информационного пространства для всех участников ЛЛО на территории Республики Коми, в том числе информационно-технологическое обеспечение координации деятельности между лечебно-профилактическими учреждениями, аптечными пунктами, Министерством здравоохранения Республики Коми; - стандартизацию используемой в рамках ЛЛО нормативно-справочной информации на основании ФРНСИ, переход на использование единого эталонного справочника лекарственных средств (ЕСКЛП); - контроль актуальности, автоматическое обновление справочников ФРНСИ с федеральных ресурсов; - централизованное хранение и обработку всех данных, касающихся состояния ЛЛО на территории Республики Коми; - автоматическое взаимодействие подсистемы с федеральными сервисами (ЕГИСЗ, МДЛП и др.), передача требуемых данных в полном объеме, получение и обработка данных без дополнительных ручных операций; - обеспечение информационного взаимодействия между аптечными учреждениями (пунктами отпуска) и медицинскими организациями, осуществляющими учет льготных рецептов в собственном программном обеспечении, путём импорта-экспорта файлов выгрузки; - централизацию процессов планирования, прогнозирования и формирования заявок на закупку медицинской продукции; - мониторинг исполнения заключенных государственных контрактов на закупку ЛП. Контроль наличия на складах аптечных организаций товаров, поставляемых по заключенным контрактам.

Целевая аудитория

1. Пациенты (граждане) - Ключевые бенефициары Это основная целевая группа, ради которой реализуется проект. К ней относятся все жители Республики Коми, имеющие право на льготное лекарственное обеспечение (федеральные и региональные льготники, пациенты с орфанными заболеваниями), а также их законные представители. 2. Медицинские и фармацевтические работники - основные пользователи системы Эта группа непосредственно взаимодействует с подсистемой в рамках своей профессиональной деятельности. 3. Управленцы и администраторы - ответственные за процесс и результаты Эта группа обеспечивает планирование, контроль и принятие управленческих решений в сфере лекарственного обеспечения. 4. Контролирующие органы Эта группа не является непосредственным пользователем системы, но взаимодействует с ней на уровне информационного обмена или получает отчётные данные.

Описание решения. Роль ЕЦП или иной МИС

ГИС «РИАМСЗ РК» построена на базе единой цифровой платформы «ЕЦП.МИС» и является центральным звеном Единого цифрового контура в сфере здравоохранения Республики Коми. ГИС "РИАМСЗ РК" используется во всех государственных медицинских организациях Республики Коми. ЕЦП является мастер-системой в части хранения и передачи актуальных сведений о пациенте, его диагнозах и случаях лечения, льготных категориях и т.д. ЕЦП имеет сквозную интеграцию с подсистемой Управления лекарственным обеспечением (УЛО, реализована на базе Парус (Диджитал)), позволяющая врачу без авторизации переключаться между системами и переходить сразу к выписки рецепта из случая лечения. Все необходимые данные о пациенте автоматически передаются из ЕЦП в УЛО во время перехода. В УЛО осуществляется выписка рецепта и весь его «жизненный путь» с интеграцией в «Честный знак». УЛО является единым решением для медицинских и аптечных организаций, что позволяет в режиме реального времени получать информацию о наличии / об остатках лекарственных препаратов в аптеках региона, автоматически подбираются аналоги препаратов по МНН. Кроме того, система автоматически отслеживает контракты на закупки ЛП и предупреждает об их окончании. Настроенные интеграционные сервисы с ЕГИСЗ и МДЛП обеспечивают соответствие федеральным требованиям. В УЛО используются справочники ФРНСИ и ЕСКЛП, что приводит систему к единообразию и позволяет избежать ошибок при взаимодействии с федеральными сервисами, обеспечить формированию и регистрацию рецептов в электронном виде (СЭМД). Модуль аналитической отчётности предоставляет дашборды для медицинских организаций и Минздрава РК в режиме реального времени. Этапы внедрения: 1. Подготовительный 2. Разработка 3. Тестирование 4. Опытная эксплуатация 5. Промышленная эксплуатация 6. Мониторинг и сопровождение Таким образом, внедрение подсистемы УЛО с глубокой интеграцией с ЕЦП.МИС позволило создать единый цифровой контур лекарственного обеспечения Республики Коми, в котором: - ЕЦП выступает как мастер-система по пациентам, диагнозам и льготным категориям; - УЛО обеспечивает полный «жизненный цикл» рецепта и лекарственного препарата; - Бесшовный переход между системами без повторной авторизации и ручного ввода данных минимизирует ошибки и экономит время врача; - Единое решение для медицины и аптек обеспечивает прозрачность остатков в реальном времени и оперативное перераспределение препаратов; - Взаимодействие с федеральными подсистемами происходит в автоматическом режиме.

Ход реализации

1. Подготовительный этап (ноябрь 2023 - июнь 2024) Изучение бизнес-процессов, подготовка и утверждение ТЗ, формирование рабочей группы, разработка план-графика работ 2. Разработка (июнь 2024 - сентябрь 2024) Разработка функциональных модулей, настройка интеграционных сервисов с внешними системами 3. Тестирование (сентябрь 2024 - октябрь 2024) Функциональное, нагрузочное и интеграционное тестирование, аудит информационной безопасности 4. Опытная эксплуатация (октябрь 2024 - декабрь 2024) Запуск тестового стенда в медицинских и аптечных организациях Республики Коми, миграция исторических данных, обучение пользователей, тестовый запуск продуктивного стенда 5. Промышленная эксплуатация (декабрь 2024) Развёртывание продуктивной версии на всей территории Республики Коми, отключение старой системы, организация горячей линии и службы поддержки 6. Мониторинг и сопровождение (декабрь 2024 - н.в.) Оценка результатов работы, доработка и развитие подсистемы

Описание результатов. Экономические эффекты

1. Взаимодействие с ФРЛЛО Одним из центральных результатов автоматизации стала трансформация процесса передачи сведений в Федеральный регистр льготного лекарственного обеспечения. Как было • выгрузка данных производилась в ручном режиме силами специалистов; • время подготовки и отправки - от 2 часов до 3 суток; • более 90% ошибок при загрузке данных в ФРЛЛО, связанных с несоответствием персональных данных, расхождением льготных категорий с федеральными справочниками, дублированием данных; • качество и полнота данных ФРЛЛО составляла менее 20%. Как стало после внедрения подсистемы • передача данных осуществляется автоматически передачи данных, без участия специалистов; • время выгрузки сокращено до нескольких минут, процесс выполняется по заданному расписанию; • обеспечена полнота и целостность сведений - система сама контролирует корректность заполнения обязательных полей на этапе выписки рецепта в соответствии с федеральными справочникам, количество ошибок составляет менее 1%; • качество и полнота данных ФРЛЛО составляет более 90%. Эффект • полное соответствие регламентным срокам и требованиям передачи данных в ФРЛЛО, соответствие с данными РЗН; • исключение ошибок, вызванных ручным формированием выгрузок; • высвобождение ресурсов специалистов, ранее занятых подготовкой и проверкой файлов; • формирование достоверной аналитической базы на федеральном уровне. 2. Сбор и подготовка отчетной информации Автоматизация затронула всю вертикаль отчётности - от операционных сводок медицинской организации до аналитических данных, запрашиваемых федеральными ведомствами. Ранее каждый уровень требовал ручного сбора и сверки, теперь информация формируется централизованно. Как было • отчётность собиралась вручную: врачи и сотрудники медицинских организаций готовили промежуточные сводки, административный персонал тратил часы на консолидацию данных из разрозненных источников; • формирование одной выгрузки для регионального или федерального запроса занимало от 2 часов до 3 дней непрерывной работы; • информации в требуемых разрезах часто не хватало и приходилось сводить данные вручную или не предоставлять; • существовал риск предоставления устаревших или неполных данных, особенно при срочных запросах федеральных ведомств Как стало после внедрения подсистемы • большая часть стандартной отчётности формируется автоматически в разделе «Аналитика» - дашборды доступны врачам, руководителям медицинских организаций и Министерству здравоохранения Республики Коми в режиме реального времени; • пользователь может задать необходимые фильтры (по периоду, МО, нозологии, льготной категории, препарату и т.д.) и мгновенно получить требуемый срез; • для узконаправленных, нетиповых запросов предусмотрена возможность выгрузки непосредственно из базы данных; • единая система исключает расхождение цифр в отчётах разных уровней - все работают с одним источником достоверных данных. Эффект • полное обеспечение информацией всех уровней управления: от текущего мониторинга врача до аналитических запросов федеральных ведомств; • время подготовки стандартных отчётов - от 0 (автоматически) до 1,5 часов для сложных аналитических срезов, вместо 2-3 дней ранее; • высвобождение ресурсов врачей и административного персонала, ранее занятых ручным сбором и сверкой данных, рутинными операциями; • повышение оперативности и качества управленческих решений на региональном уровне за счёт доступа к актуальным и полным данным в любой момент

Описание результатов. Социальные, отраслевые эффекты

1. Время выписки 1 рецепта врачом Цифровизация процесса назначения и оформления льготного рецепта позволила радикально сократить временные затраты врача и исключить повторные визиты пациента, связанные с техническими ошибками и отсутствием данных. Как было • выписка одного льготного рецепта занимала от 4 до 6 минут: врачу требовалось вручную вносить все данные по пациенту, заполнять все поля по рецепту вручную, искать коды МКБ и препараты в разрозненных справочниках, проверять право пациента на льготу, рассчитывать объем необходимого препарата для всего курса лечения; • система не позволяла видеть остатки препаратов в аптечных организациях, что приводило к выписке рецептов на отсутствующие позиции; • из-за длительного процесса выписки рецептов на приеме – время приема выходило за нормы, что создавало очереди из пациентов и вызывало социальную напряженность, либо пациенту приходилось дополнительно приходить в медицинскую организацию, чтобы получить рецепты; • из-за ошибок оформления, несоответствия справочникам или отсутствия препарата пациенту приходилось повторно посещать медицинскую организацию для переоформления рецепта; • значительная часть рабочего времени врача уходила не на клиническую работу, а на механическое заполнение полей и исправление отклонённых рецептов. Как стало после внедрения подсистемы • время выписки одного рецепта сократилось до 1-2 минут: все данные о пациенте, его диагнозе, льготной категории и случае лечения автоматически передаются из ЕЦП.МИС - врачу не нужно вводить их повторно; • система в реальном времени отображает остатки препаратов в аптечных организациях и автоматически предлагает доступные аналоги по МНН - врач сразу назначает то, что есть в наличии; • контроль корректности заполнения происходит на этапе выписки: соответствие федеральным справочникам (ЕСКЛП, льготные категории, коды МКБ), контроль на отсутствие дублирования - система не даёт оформить рецепт с ошибкой; • пациент получает информацию о рецепте и наличии препарата сразу на приёме, врач успевает осмотреть пациента и назначить лекарственную терапию за время, выделенное на прием. Эффект • экономия до 4 минут на каждом рецепте - при среднем потоке пациентов высвобождается значительный ресурс рабочего времени врача для клинической работы; • исключение повторных визитов пациентов, связанных с ошибками оформления или отсутствием препарата в аптеке; • повышение удовлетворённости как врачей (удобный инструмент, отсутствие рутины), так и пациентов (быстрое получение рецепта, гарантированное наличие препарата). 2. Сокращение времени обслуживания рецепта фармацевтом Внедрение единой подсистемы УЛО, объединяющей медицинские и аптечные организации в одном информационном пространстве, принципиально изменило работу фармацевта с льготными рецептами - от ручной сверки бумажных документов к мгновенному доступу ко всем необходимым данным. Как было • обслуживание одного льготного рецепта занимало в среднем 4 минуты: фармацевт принимал бумажный рецепт, вручную сверял данные пациента, льготную категорию, назначение и срок действия; • требовалась дополнительная проверка подлинности рецепта и соответствия назначения федеральным справочникам - часть рецептов отклонялась уже на этапе отпуска, пациент направлялся обратно в медицинскую организацию; • информация о движении рецепта и факте отпуска фиксировалась вручную в отдельной системе или журнале - двойной ввод данных увеличивал трудозатраты и риск ошибок; • отсутствие оперативной связи с медицинскими организациями не позволяло быстро уточнить спорные моменты - всё решалось телефонными звонками и повторными визитами пациента. Как стало после внедрения подсистемы • время обслуживания одного рецепта сократилось до 1 минуты: все данные электронного рецепта уже находятся в системе – фармацевт сканирует штрих-код или QR-код с рецепта и сразу видит полную информацию о пациенте, назначении, дозировке и льготной категории без ручного ввода; • система автоматически проверяет срок действия рецепта, соответствие препарата назначению и наличие на складе - фармацевту не нужно тратить время на ручную сверку; • факт отпуска фиксируется в системе мгновенно, данные автоматически передаются в ФРЛЛО и отражаются в аналитике, не требуется двойного ввода и ведения дополнительных журналов; • единое информационное пространство с медицинскими организациями позволяет в реальном времени видеть все детали рецепта. Эффект • экономия до 3 минут на каждом рецепте - при массовом потоке льготных пациентов это кардинально снижает очереди в аптечных пунктах и нагрузку на персонал; • исключение отказов в отпуске по причинам технических ошибок в рецепте - все проверки выполняются автоматически; • полная прослеживаемость: каждый отпущенный препарат мгновенно отражается в единой системе - от остатков на складе до федеральной отчётности; • повышение удовлетворённости пациентов за счёт быстрого и безотказного получения лекарственных препаратов 3. Переход на электронные рецепты Внедрение электронного рецепта стало ключевым элементом цифровой трансформации льготного лекарственного обеспечения, затронувшим всех участников процесса — от врача до федеральных контролирующих органов. Как было • рецепты оформлялись на бумажных бланках: врач заполнял все поля вручную, что требовало времени и создавало риск ошибок и нечитаемых записей; • бумажный рецепт можно было потерять, испортить или неправильно оформить - каждая такая ситуация требовала повторного визита пациента к врачу и переоформления документа; • доля электронных рецептов составляла 0 % - полное отсутствие цифрового документооборота в сфере льготного лекарственного обеспечения региона; • контроль оборота рецептов был затруднён: невозможно было оперативно отследить, какие рецепты обслужены, какие просрочены, а какие находятся на отсроченном обслуживании - вся аналитика строилась на ручном учёте и бумажных журналах. Как стало после внедрения подсистемы • доля электронных рецептов выросла с 0 до 40 % - и этот показатель продолжает расти по мере расширения охвата и привыкания пользователей; • рецепт формируется в системе в виде структурированного электронного медицинского документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью врача – пациенту выдается QR-код, бумажный дубликат не требуется, хотя может быть распечатан по желанию пациента; • электронный рецепт невозможно потерять: он хранится в системе, доступен врачу и фармацевту в режиме реального времени, а пациент получает информацию о рецепте в личному кабинете «Мое здоровье» на ЕПГУ; • система автоматически отслеживает жизненный цикл каждого рецепта: статус «выписан», «в обслуживании», «обслужен», «просрочен», «на отсроченном обеспечении» - полная прозрачность на любом уровне управления. Эффект • полная прослеживаемость каждого рецепта на всех этапах - от выписки до отпуска и передачи данных на федеральный уровень; • исключение потерь, порчи и нечитаемости рецептов - цифровой документ всегда доступен и неизменен; • создание технической базы для полного отказа от бумажных рецептов в будущем - дальнейшее наращивание доли электронных рецептов; • продление рецептов возможно при помощи телемедицинских технологий без посещения пациента в медицинскую организацию.

Масштабируемость решения

1. Внедрение персонифицированного учета в стационаре Распространение подсистемы УЛО на стационары. Каждая доза препарата будет прослеживаться до конкретного пациента - от поступления в отделение до списания. Это замкнёт единый цифровой контур лекарственного обеспечения, охватывая и амбулаторный, и стационарный этапы, и даст полную картину расхода лекарств на уровне регион 2. Возможность использования электронного сертификата Интеграция с механизмом электронного сертификата позволит пациенту получать льготные лекарства не только в строго закреплённой аптеке, а в любой, подключённой к системе. Средства сертификата резервируются под конкретный рецепт, а информация о выборе аптеки и факте отпуска мгновенно отражается в единой системе - без дополнительных согласований и бумажных направлений 3. Получение QR-кода электронного рецепта через мессенджер Макс Пациент сможет получить QR-код своего электронного рецепта прямо в мессенджере Макс. Фармацевт считывает код в аптеке - система мгновенно находит рецепт и проводит отпуск. Решение делает получение лекарства ещё быстрее и удобнее, особенно для маломобильных и удалённых пациентов. 4. Внедрение «цифрового фармацевта» Автоматическая проверка назначений на конфликт лекарственных препаратов, контроль соответствия клиническим рекомендациям, подключение сервисов искусственного интеллекта для предиктивной аналитики потребностей. Снижается риск врачебных ошибок, повышается качество терапии, а планирование закупок становится точнее Подсистема УЛО реализована на базе «Парус (Диджитал)», который уже используется в ряде регионов. ГИС «РИАМСЗ РК» построена на «ЕЦП.МИС», которая внедрена во многих субъектах РФ. Это создает возможность для тиражирования интеграционного решения в регионах, работающих на аналогичной платформе, с минимальной доработкой.

Заглавное изображение проекта