Государственное автономное учреждение здравоохранения Свердловской области "Областная детская клиническая больница"

Цифровизация госпитализации через ЕЦП: поддержка связи с пациентами по госпитализации и онлайн‑планирование койко‑мест и сквозной контроль маршрута пациента для сокращения очередей и оптимизации ресурсов стационара.

Ручной учёт заявок. Использование бумажных журналов и таблиц Excel приводил к: ошибкам при вводе данных; потере информации; дублированию записей. Отсутствие единой базы данных. Разрозненность информации между отделениями и медучреждениями затрудняет: координацию потоков пациентов; оперативное перераспределение ресурсов. Длительные сроки обработки заявок. Ручная проверка доступности койко‑мест и согласование дат госпитализации увеличивают время ожидания для пациентов. Низкая информированность пациентов. Отсутствие автоматизированных уведомлений приводит к: пропускам назначенных дат госпитализации; необходимости многократных звонков для уточнения статуса заявки. Высокая нагрузка на персонал. Регистраторы и врачи тратят значительное время на: обработку бумажных направлений; телефонные звонки и согласования; ведение параллельных учётных систем. Сложности отчётности. Формирование статистических данных о плановых госпитализациях вручную требует дополнительных трудозатрат и повышает риск ошибок. Ограниченный доступ к информации. Пациенты не имеют возможности: самостоятельно проверять статус заявки; выбирать удобные даты госпитализации онлайн. Проблемы с контролем сроков. Отсутствие автоматизированного мониторинга приводит к нарушениям нормативов ожидания плановой госпитализации. Риск нарушения конфиденциальности. Хранение персональных данных в неструктурированных электронных таблицах или бумажных документах повышает вероятность утечки информации.

Оптимизация процесса плановой госпитализации пациентов за счёт автоматизации записи и координации действий медицинских подразделений. Повышение доступности и качества медицинской помощи путём сокращения сроков ожидания плановой госпитализации. Обеспечение прозрачности и управляемости процессов записи на плановую госпитализацию для администрации медучреждения и пациентов. Снижение административной нагрузки на медицинский персонал за счёт минимизации ручного ввода данных и бумажной работы. Создание единой централизованной базы данных о плановых госпитализациях для эффективного планирования ресурсов медучреждения (койко‑мест, персонала, оборудования).

Обеспечить возможность онлайн‑проверки доступности койко‑мест и профильных отделений на выбранные даты. Реализовать систему разграничения прав доступа для разных категорий пользователей (врач, медицинская сестра, техник (администратор), пациент). Настроить формирование отчётности по плановым госпитализациям (статистика заявок, загруженность отделений, сроки ожидания и т. п.) в рамках МИС ЕЦП. Провести обучение персонала работе с новым функционалом (мед.сестер, врачей, администраторов). Организовать техническую поддержку пользователей и мониторинг работы модуля после внедрения. Обеспечить соответствие системы требованиям законодательства РФ в области защиты персональных данных и медицинской информации. Протестировать и отладить модуль бюро госпитализации перед полномасштабным внедрением (пилотный запуск в отдельных отделениях). Настроить автоматизированные уведомления (SMS, звонки) для пациентов и ответственных сотрудников о статусе заявки, дате и времени госпитализации.

Пациенты Роль: инициируют обращение к врачу, получают информацию о дате и условиях госпитализации. Выгода: 1)сокращают время ожидания плановой госпитализации на 35–50 %; 2)избегают лишних визитов и дублирования обследований; 3)могут отслеживать статус направления; 4)получают более прозрачную и предсказуемую систему оказания помощи. Внешние партнёры и регулирующие органы Территориальные фонды ОМС и страховые компании: Роль: контролируют объёмы и качество оказанной медпомощи, проверяют обоснованность госпитализаций. Выгода: получают структурированные данные для аудита, могут точнее планировать финансирование. Медицинский персонал стационара (медсёстры, администраторы приёмного отделения): Роль: регистрируют поступивших пациентов, сверяют данные, готовят места. Выгода: заранее знают о поступлении пациента, имеют доступ к полному пакету документов и результатам обследований. Врачи и заведующие отделениями стационаров: Роль: получают электронные направления, планируют загрузку отделений, принимают решения о госпитализации, корректируют расписание. Выгода: видят входящие направления и статус пациентов в реальном времени, могут прогнозировать загрузку, снижают риск переполнения или простоя коек. Администраторы/техники: Роль: помогают врачам с оформлением направлений, координируют потоки пациентов, ведут учёт. Выгода: упрощается работа с очередями, автоматизируется формирование списков и отчётности.

Какие технологии использовали • Единая цифровая платформа (ЕЦП.МИС). Это ядро решения. В ней есть подсистема управления потоками пациентов. • Дополнительные инструменты. Создание единого номера поддержки для связи с пациентами, проведение внутренних тренингов по обучению внедрения пилотного проекта. Как проходил процесс внедрения 1. Анализ и планирование. Проводят аудит текущих процессов: выявление уязвимых мест и план запуска пилотного проекта. 2. Настройка системы. Адаптируют ЕЦП.МИС под специфику медорганизации: настраивают шаблоны документов, расписания, права доступа для разных ролей (врач, администратор, сотрудник стационара). 3. Миграция данных. Если в организации уже были исторические данные (старые медкарты, журналы направлений), их переносят в новую систему. Это часто самый сложный и трудоёмкий этап. 4. Обучение. Проводят тренинги для всех участников: врачей, медсестёр, администраторов. Важно не просто показать интерфейс, а отработать новые бизнес-процессы. 5. Пилотный запуск. Сначала процесс отрабатывают в одном подразделениях. Собираем обратную связь, выявляют и устраняют ошибки. 6. Полномасштабное внедрение. После успешной пилотной фазы систему запускаем для всех участников. 7. Поддержка. На этапе промышленной эксплуатации важна техническая и методическая поддержка: помощь в решении возникающих вопросов, доработка настроек.

Полная цифровизация процесса записи. Замена бумажных журналов и разрозненных электронных таблиц на централизованный цифровой модуль в составе МИС ЕЦП исключает потерю данных и снижает количество ошибок при учёте заявок. Онлайн‑проверка доступности ресурсов. В режиме реального времени можно проверить: наличие свободных койко‑мест; загрузку профильных отделений; возможность госпитализации на выбранные даты. Интеллектуальное распределение потоков пациентов. Сотрудник автоматически учитывает: профиль отделения; загруженность коек; приоритеты госпитализации (медицинские показания, сроки ожидания). Пациентоориентированность. Пациентам дается номер, по которому они могут обратиться 7/24/365, чтобы: подавать заявки на плановую госпитализацию; отслеживать статус заявки; выбирать удобные даты (при наличии свободных мест); получать напоминания о предстоящей госпитализации. Гибкая система прав доступа. Разграничение ролей (пациент, регистратор, врач, администратор) обеспечивает: безопасность данных; контроль действий персонала; соответствие требованиям законодательства о защите персональных данных. Пилотное тестирование и итеративное внедрение. Запуск модуля сначала в отдельных отделениях позволяет: выявить и устранить узкие места; адаптировать систему под реальные процессы; минимизировать риски при масштабировании на всё медучреждение. Этапы реализации: 1) декабрь 2023г. - Оценка потребностей и сбора требований к проекту 2) первый квартал 2024г. - Подготовка цифровой структуры лечебного учреждения. Разработка и создание структурированную программу обучения. Проведение групповых индивидуальных тренингов по внедрению МИС «ЕЦП» расписание отделений на каждом рабочем месте. Запуск пилотного проекта "бюро госпитализации" - запуск 1 отделения на базе эндокринологического отделения. 3) третий квартал - мониторинг и оценка проекта. 4) четвертый квартал 2024г. - подключение других отделений после успешной оценки пилотного проекта по 1 отделению.

Снижение операционных затрат на организацию плановой госпитализации на 15–20 % за счёт: сокращения трудозатрат персонала; оптимизации использования ресурсов; уменьшения количества ошибок и повторных операций.

1. Оптимизация временных показателей Сокращение среднего времени оформления заявки на плановую госпитализацию с 20–40 минут (при ручном оформлении) до 10–15 минут за счёт автоматизации ввода данных и интеграции с ЭМК. Уменьшение сроков ожидания плановой госпитализации на 15–20 % благодаря онлайн‑проверке доступности койко‑мест и оптимизации распределения потоков пациентов. Снижение времени обработки одной заявки медицинским персоналом на 40 % за счёт исключения дублирования данных и ручного согласования. 2. Повышение эффективности работы персонала автоматизации уведомлений пациентам; сокращения количества телефонных звонков для уточнения статуса заявок; минимизации бумажной работы. Перераспределение высвобожденного времени на непосредственное взаимодействие с пациентами и решение сложных случаев. Сокращение количества ошибок при оформлении заявок на 35 % из‑за автоматического заполнения данных из ЭМК и встроенных механизмов валидации. 3. Улучшение качества обслуживания пациентов Повышение удовлетворённости пациентов на 25–30 % (по результатам анкетирования) за счёт: получения уведомлений о статусе госпитализации; прозрачности процесса. Снижение количества пропущенных госпитализаций на 20 % благодаря напоминаниям (SMS, звонкам). Увеличение доли успешно выполненных госпитализаций в запланированные сроки до 95 % (против 75–80 % ранее). 4. Оптимизация использования ресурсов медучреждения Повышение заполняемости койко‑мест на 12–15 % за счёт точного учёта и прогнозирования загрузки отделений. Сокращение простоев коек на 18 % за счёт оперативного перераспределения пациентов при отмене госпитализаций.

Планы по развитию и масштабированию проекта «Бюро госпитализации в МИС ЕЦП» (для стационаров) Краткосрочные (1–6 месяцев) масштабировать модуль на все отделения стационара после пилотного тестирования; интегрировать с ЛИС — для автоматического подгружения результатов анализов; настроить уведомления для пациентов (SMS, мессенджеры); провести обучение персонала и доработать интерфейс по обратной связи. Рекомендации для тиражирования в других стационарах Пилотный запуск — начните с одного отделения, отладьте процессы. Обучение персонала: проведите интерактивные тренинги (теория + практика); создайте базу знаний (инструкции). Поддержка пользователей: организуйте горячую линию или чат; назначьте «чемпионов изменений» в отделениях. Интеграция с системами: заранее обеспечьте совместимость с ЛИС, ЕГИСЗ, ЕПГУ и др. Контроль KPI: замерьте до внедрения (сроки ожидания, загрузка коек, трудозатраты) и отслеживайте динамику после запуска. Обратная связь от пациентов: информируйте о статусе заявки, собирайте отзывы через опросы. Соответствие нормам: проверьте соответствие ФЗ № 152‑ФЗ и ФЗ № 323‑ФЗ. Поэтапное внедрение: автоматизируйте процессы постепенно — от простых к сложным.