Государственное автономное учреждение здравоохранения Свердловской области «Областная детская клиническая больница» (ГАУЗ СО «ОДКБ»)

Теленаставничество как метод дистанционного обучения медицинских работников и административного персонала областных детских больниц Свердловской области работе в ЕЦП через короткие видеоинструкции и видеоуроки с пошаговым разбором реальных сценариев маршрутизации пациентов в мед учреждение III уровня при использовании разных АРМов в ЕЦП.

1. Область работает в разных АРМах (АРМ врача, АРМ регистратора, новая версия, старая версия) - в связи с чем видимость бирок, слотов, их значение, сигнальная информация и т.д. абсолютно разные. 2. Разный уровень цифровой зрелости медицинских учреждений на момент внедрения ЕЦП ("почистить куки и кэш" для корректной работы программы превращалось в проблему на пол-рабочего дня) 3. Разный уровень материально-технического обеспечения на местах для работы в программе ЕЦП (старые мониторы - не видят продолжение расписания, старые системники - не "тянут" обновления программы, отсутствие видеокамер для проведения ТМК и т.д.) 4. В связи с низкими цифровыми компетенциями - нежелание на местах заниматься оформлением медицинского направления в учреждение III уровня, "отфутболивание" пациентов для самостоятельной записи, нежелание разбираться в процессе маршрутизации пациента Проект устраняет географические (область-областной центр) и кадровые барьеры (нехватка персонала на местах, ротации), выравнивает уровень цифровых компетенций медицинских организаций и снижает риск ошибок при направлении пациентов в медицинское учреждение III уровня, а также повышает эффективность и доверие к цифровой системе здравоохранения региона.

1. Повысить уровень цифровых компетенций медицинских работников, участвующих в маршрутизации пациентов в медицинское учреждение III уровня 2. Повысить оперативность направления пациентов для получения специализированной медицинской помощи за счёт сокращения времени оформления документов и устранения ошибок маршрутизации 3. Снизить количество ошибок при оформлении направлений на телемедицинские консультации (ТМК), достигнув уровня корректного оформления документации не менее 95% 4. Стандартизировать цифровые процессы при работе в ЕЦП 5. Повысить доступность посещения медицинского учреждения III уровня для пациентов из отдалённых медицинских учреждений региона

1. Анализ наиболее частых ошибок и затруднений при работе в ЕЦП 2. Разработка единого комплекта коротких видеоинструкций с пошаговой демонстрацией действий в ЕЦП по ключевым процессам оформления медицинской документации и направлений 3. Организация оперативного обновления обучающих материалов при изменении функционала ЕЦП и/или маршрутов оказания медицинской помощи 4. Снижение нагрузки на специалистов ГАУЗ СО ОДКБ, связанной как с индивидуальным консультированием медицинского персонала всей Свердловской области по работе в ЕЦП, так и с последствиями некорректных (необоснованных) направлений пациентов для консультации 5. Повышение качества взаимодействия между медицинскими организациями региона за счёт единых подходов в работе в ЕЦП 6. Создание условий для повышения доступности специализированной медицинской помощи детям посредством корректной цифровой маршрутизации пациентов

Медицинские работники областных детских больниц и ФАПов, административный персонал медицинских учреждений, задействованный в маршрутизации пациентов, пациенты и их законные представители

1. Принятие решение о внедрении проекта "Теленаставничество" в ГАУЗ СО ОДКБ 2. Назначение ответственных за курирование проекта со стороны ГАУЗ СО ОДКБ и областных медицинских организаций 3. Изучение нормативно-правовой базы по маршрутизации пациентов, оформлению медицинской документации 4. Создание коротких методических материалов (в печатном виде) по порядку направлений в медицинское учреждение III уровня 5. Создание коротких видеоуроков в ЕЦП по методическим материалам с захватом экрана для наглядности порядка оформления направления в ГАУЗ СО ОДКБ

Этап 1. Выявление проблем и анализ ошибок Специалистами Областной детской клинической больницы проведён анализ обращений медицинских организаций региона, причин отказов в записи пациентов, случаев некорректного оформления направлений и ошибок при маршрутизации пациентов в медицинские организации III уровня через ЕЦП. Выявлены основные проблемы: недостаточное знание алгоритмов работы в ЕЦП; высокая кадровая текучесть и необходимость регулярного обучения новых работников; неодинаковый уровень цифровой подготовки пользователей. Этап 2. Формирование базы знаний по работе в ЕЦП На основании анализа типовых ошибок определён перечень наиболее востребованных процессов в ЕЦП: оформление электронного направления; запись пациента на консультацию; прикрепление результатов обследований и консультаций; корректное заполнение обязательных полей; выбор профиля медицинской помощи; маршрутизация пациента в медицинскую организацию III уровня; внесение изменений в ранее созданные направления. Для каждого процесса разработан единый алгоритм действий пользователя. Этап 3. Создание обучающего контента Специалисты Областной детской клинической больницы подготовили серию коротких видеоуроков с использованием функции захвата экрана. В каждом видео демонстрировалась работа непосредственно в интерфейсе ЕЦП: последовательность действий пользователя; порядок заполнения полей; типовые ошибки и способы их предотвращения; практические примеры оформления направлений. Продолжительность видео была ограничена несколькими минутами, что обеспечило быстрое освоение конкретной операции без необходимости прохождения длительного обучения. Этап 4. Организация дистанционного доступа к обучению Видеоматериалы размещены на доступном 24/7 облачном решении, доведены до медицинских организаций региона. Сотрудники районных больниц получили возможность: проходить обучение без выезда в областной центр; изучать материалы в удобное время; многократно возвращаться к инструкциям при возникновении затруднений; использовать видеоуроки для самостоятельного обучения новых сотрудников. Этап 5. Внедрение обучения в текущую работу Видеоуроки были интегрированы в процесс сопровождения пользователей ЕЦП. При возникновении типовых вопросов вместо проведения индивидуальных консультаций сотрудникам направлялись соответствующие обучающие материалы. Это позволило обеспечить единый подход к обучению пользователей во всех медицинских организациях региона. Этап 6. Мониторинг результатов и актуализация материалов Проводился регулярный анализ: количества ошибок при оформлении направлений; числа обращений пользователей за консультациями; корректности маршрутизации пациентов. При изменении функционала ЕЦП, нормативных требований или маршрутов оказания медицинской помощи обучающие материалы оперативно обновлялись, что обеспечивало актуальность знаний пользователей. Результат внедрения Использование ЕЦП в сочетании с технологией теленаставничества позволило сформировать единую систему передачи цифровых компетенций между Областной детской клинической больницей и медицинскими организациями региона. Проект обеспечил стандартизацию работы пользователей, снижение количества ошибок при маршрутизации пациентов, сокращение затрат на очное обучение и повышение доступности специализированной медицинской помощи детям независимо от места проживания.

Экономические эффекты от внедрения проекта «Теленаставничество» 1. Снижение затрат на очное обучение сотрудников Внедрение дистанционного формата обучения позволило отказаться от значительной части выездных обучающих мероприятий, сократив расходы на командировки, транспортные затраты и отвлечение сотрудников от основной деятельности. 2. Сокращение трудозатрат специалистов областной детской клинической больницы Создание единой библиотеки видеоинструкций позволило заменить многократное проведение однотипных консультаций и индивидуальных обучений стандартизированными цифровыми материалами. В результате высвободилось рабочее время профильных специалистов для решения более сложных задач. 3. Повышение эффективности использования рабочего времени медицинских работников Благодаря возможности самостоятельного обучения в удобное время сотрудники быстрее находят ответы на возникающие вопросы и реже обращаются за консультационной поддержкой, что сокращает потери рабочего времени. 4. Ускорение процессов направления пациентов - снижение времени ожидания Сокращение количества ошибок и повышение уровня владения ЕЦП уменьшили время оформления направлений и записи пациентов в медицинские организации III уровня, что позволило повысить пропускную способность процесса маршрутизации без привлечения дополнительных кадровых ресурсов. 5. Формирование цифровой базы знаний региона Созданные материалы представляют собой долгосрочный нематериальный актив системы здравоохранения региона. При изменении функционала ЕЦП требуется только актуализация отдельных инструкций, что существенно дешевле проведения регулярных массовых обучающих мероприятий. Совокупный эффект проекта заключается в снижении затрат на обучение и сопровождение пользователей ЕЦП, сокращении трудовых издержек, уменьшении количества ошибок в цифровых процессах и повышении эффективности использования кадровых ресурсов региональной системы здравоохранения без дополнительных финансовых вложений в расширение штата.

Социальные эффекты 1. Повышение доступности специализированной медицинской помощи детям Благодаря снижению количества ошибок при оформлении направлений и маршрутизации пациентов дети из отдалённых территорий своевременно получают доступ к консультациям и лечению в медицинских организациях III уровня. 2. Обеспечение равных возможностей для жителей региона Проект нивелирует влияние географической удалённости медицинских организаций от областного центра. Независимо от места проживания пациента медицинские работники получают одинаковый доступ к актуальным знаниям и единым алгоритмам работы в ЕЦП. 3. Сокращение сроков ожидания специализированной помощи Повышение качества оформления направлений уменьшает количество возвратов документов на доработку и ускоряет прохождение маршрута пациента от первичного обращения до получения специализированной помощи. 4. Повышение удовлетворённости пациентов и законных представителей Корректная работа цифровых сервисов и отсутствие ошибок при маршрутизации повышают доверие граждан к медицинским организациям и региональной системе здравоохранения в целом. 5. Непрерывность оказания медицинской помощи Даже при кадровых изменениях в медицинских организациях сотрудники могут быстро освоить необходимые навыки работы в ЕЦП, что позволяет избежать снижения качества обслуживания пациентов. Отраслевые эффекты 1. Повышение цифровой зрелости медицинских организаций региона Проект способствует формированию устойчивых цифровых компетенций у медицинских работников и более эффективному использованию возможностей ЕЦП в повседневной практике. 2. Стандартизация процессов маршрутизации пациентов Во всех медицинских организациях региона внедряются единые алгоритмы работы с направлениями и медицинской документацией, что обеспечивает сопоставимое качество выполнения процессов независимо от уровня медицинской организации. 3. Формирование единой системы управления знаниями Создана постоянно доступная цифровая база знаний по работе в ЕЦП, обеспечивающая сохранение экспертного опыта областной детской клинической больницы и его тиражирование на весь регион. 4. Повышение устойчивости системы здравоохранения к кадровым изменениям Наличие стандартизированных цифровых обучающих материалов снижает зависимость качества работы от опыта конкретных сотрудников и минимизирует последствия кадровой текучести. 5. Развитие межуровневого взаимодействия медицинских организаций Проект укрепляет взаимодействие между районными медицинскими организациями и областной детской клинической больницей за счёт единых подходов к использованию цифровых инструментов и маршрутизации пациентов. 6. Повышение эффективности использования государственных цифровых сервисов В результате обучения увеличивается доля корректно оформленных электронных направлений и полноценно используются функциональные возможности ЕЦП, что повышает отдачу от ранее осуществлённых инвестиций в цифровизацию здравоохранения. 7. Создание тиражируемой модели цифрового наставничества Разработанная методология может быть применена для обучения работе с другими медицинскими информационными системами, цифровыми сервисами и клиническими процессами как в регионе, так и в других субъектах Российской Федерации.

Проект «Теленаставничество» изначально создавался как универсальная методология передачи цифровых компетенций медицинским работникам и обладает высоким потенциалом масштабирования. Перспективными направлениями развития проекта являются: 1. Расширение библиотеки обучающих материалов Планируется создание новых видеоуроков по всем ключевым разделам ЕЦП, включая оформление медицинской документации, ведение электронных медицинских записей, работу с листами ожидания, телемедицинскими консультациями и другими цифровыми сервисами здравоохранения. 2. Формирование единого регионального центра цифровых компетенций На базе областной детской клинической больницы возможно создание постоянно действующей цифровой базы знаний для медицинских организаций региона, обеспечивающей централизованное обучение пользователей информационных систем. 3. Внедрение системы быстрого реагирования на изменения При обновлении функционала ЕЦП или изменении нормативной базы новые обучающие материалы смогут разрабатываться и распространяться в кратчайшие сроки, обеспечивая оперативное внедрение изменений на всей территории региона. 4. Тиражирование методологии на другие медицинские информационные системы Разработанный подход может использоваться для обучения работе не только в ЕЦП, но и в иных государственных информационных системах здравоохранения, лабораторных информационных системах, системах электронного документооборота и телемедицинских сервисах. 5. Распространение практики на другие медицинские организации Методология может быть внедрена в областных, городских и специализированных медицинских организациях для обучения сотрудников различным цифровым процессам без необходимости проведения массовых очных мероприятий. 6. Создание системы цифрового наставничества для новых сотрудников Проект может стать обязательным элементом адаптации вновь принятых работников, обеспечивая быстрое и стандартизированное освоение цифровых инструментов независимо от уровня первоначальной подготовки. 7. Межрегиональное тиражирование практики Опыт проекта может быть использован другими субъектами Российской Федерации, сталкивающимися с аналогичными проблемами территориальной удалённости медицинских организаций, кадровой нестабильности и неравномерного уровня цифровой зрелости. Рекомендации для внедрения в других регионах 1. Начинать создание обучающих материалов с наиболее частых ошибок пользователей и наиболее востребованных процессов. 2. Делать видеоуроки максимально короткими и посвящёнными одной конкретной операции в информационной системе. 3. Использовать реальные сценарии работы сотрудников, а не абстрактные примеры. 4. Обеспечить свободный и постоянный доступ к материалам без необходимости прохождения сложных процедур регистрации. 5. Назначить ответственных экспертов за актуализацию материалов при изменении функционала информационных систем. 6. Использовать аналитику обращений пользователей для определения тем новых обучающих материалов. 7. Рассматривать теленаставничество не как разовую образовательную инициативу, а как постоянный механизм управления знаниями и развития цифровых компетенций медицинских работников. Основным преимуществом проекта является возможность масштабирования без существенных дополнительных затрат: один раз созданный обучающий контент может многократно использоваться для обучения неограниченного количества сотрудников и медицинских организаций, обеспечивая устойчивый эффект цифровой трансформации регионального здравоохранения.